Descrição do Curso: Este programa de capacitação, desenvolvido com foco na organização estruturada, na preservação da memória institucional e na eficiência da gestão de informações, é desenhado para capacitar arquivistas, servidores do legislativo, assessores parlamentares, procuradores e estudantes de gestão pública com as ferramentas, conhecimentos e mentalidade estratégica necessários para a gestão documental de alto nível. O programa aborda em profundidade a gestão de documentos e arquivos sob as óticas da Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos), das normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e das melhores práticas de gestão documental digital (GED/ECM), detalhando o ciclo vital dos documentos (corrente, intermediário e permanente), a elaboração de Tabelas de Temporalidade e o Plano de Classificação de Documentos (PCD). Sob os princípios da transparência, da preservação, da segurança jurídica e da acessibilidade, o foco central do curso é capacitar o profissional a intervir ativamente na organização do acervo, dominando técnicas de padronização, indexação, digitalização e descarte legal, assegurando uma memória legislativa íntegra, organizada e fácil de consultar.
Carga Horária Estimada: 220 horas
Objetivos Ao final do curso, o aluno será capaz de:
- Identificar e avaliar o estágio de maturidade dos acervos (físicos e digitais) por meio da aplicação de diagnósticos arquivísticos e verificação de conformidade com a legislação vigente.
- Desenvolver e validar Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade (PCTD) que priorizem a agilidade na recuperação, a legalidade do descarte e a salvaguarda de documentos históricos.
- Aplicar com rigor técnico os protocolos de recebimento, registro, autuação, tramitação, classificação e arquivamento de documentos (protocolo legislativo), eliminando riscos de perda ou extravio.
- Elaborar rotinas seguras de digitalização de documentos e gestão de acervos digitais, utilizando técnicas de metadados, assinatura eletrônica e armazenamento em nuvem com padrões de segurança.
- Compreender os aspectos orçamentários da manutenção de arquivos, monitorando sinais de degradação física dos acervos, ineficiência na alocação de espaço e risco de obsolescência tecnológica.
- Implementar estratégias de manejo de crises de desorganização documental, mitigando episódios de dificuldade de acesso a informações para fiscalização ou processos legislativos em curso.
- Formar uma rede de suporte integrada entre o arquivo, o setor de TI e a procuradoria, orientando de forma clara sobre o valor probatório e histórico dos documentos.
- Navegar pelos fluxos de tramitação de proposições, identificando precocemente gargalos na organização da documentação legislativa que possam causar morosidade na produção das leis.
- Preparar relatórios de gestão documental precisos e fundamentados, documentando o estado do acervo, os procedimentos de guarda e a conformidade das ações com a legislação arquivística.
Público-Alvo
- Servidores concursados de arquivos, secretarias legislativas e protocolos que buscam profissionalizar a gestão documental em Câmaras e Assembleias.
- Assessores parlamentares, consultores jurídicos e gestores que buscam fundamentação técnica sobre a organização e o valor legal dos documentos produzidos.
- Estudantes de Arquivologia, Biblioteconomia, Direito e Gestão Pública que necessitam consolidar práticas de gestão de informação e preservação de documentos históricos.
- Profissionais de tecnologia da informação e consultoria de gestão interessados em dominar os parâmetros de GED, segurança da informação e valor histórico do acervo legislativo.
Competências Adquiridas
Preparar o processo de encerramento de legislatura, elaborando relatórios claros, detalhados e técnicos sobre o acervo acumulado e as prioridades de organização para orientar a gestão futura.
Desenvolver uma mentalidade baseada na preservação da memória e eficiência operacional (mindset arquivístico executivo), estimulando a transparência e respeitando a importância do documento como prova histórica.
Aplicar técnicas de classificação e indexação de documentos, adaptando os procedimentos à natureza temática (projetos, pareceres, leis, indicações) para garantir o acesso ágil.
Construir habilidade na assistência à organização de arquivos permanentes, posicionando corretamente os documentos de valor histórico sob orientação técnica do CONARQ.
Validar medidas de proteção física e digital aos documentos, realizando o acompanhamento rigoroso de umidade, pragas, segurança da informação e backups.
Dominar a interpretação da legislação arquivística, gerenciando quadros de resistência à adoção de novas práticas e aplicando diretrizes de modernização.
Estruturar rotinas de melhoria na gestão de fluxos de documentos, auxiliando na execução de sistemas de protocolo digital para prevenir a burocracia e a perda de informações essenciais.
Elaborar planos de monitoramento de metas de digitalização com foco em parâmetros de acessibilidade, reconhecendo riscos de descontinuidade dos serviços de suporte ao parlamentar.
Compreender os princípios dos cuidados jurídicos aplicados ao descarte documental, atuando na emissão de editais de eliminação e garantindo a segurança de dados sensíveis ou sigilosos.
Aplicar os critérios de segurança na gestão de documentos assinados fisicamente e digitalmente, redobrando a vigilância pós-processamento e garantindo a autenticidade dos registros.
Gerir o uso de tecnologias de GED (Gestão Eletrônica de Documentos), garantindo a manutenção adequada da plataforma e o seu uso correto pelo parlamentar e pela sociedade.
Liderar a identificação de sinais de desorganização, extravio ou negligência na guarda de documentos oficiais, acionando os mecanismos de controle interno de forma ética e legal.
Entender os aspectos jurídicos e éticos da gestão de arquivos, assegurando o cumprimento dos deveres de probidade, publicidade e lealdade à documentação do Poder Público.
Analisar solicitações de consulta a documentos antigos, utilizando metodologias de busca eficiente para atender à demanda do cidadão e do pesquisador.
Desenvolver rotinas de reorientação procedimental para o gabinete e secretaria, organizando o ambiente com manuais de classificação, etiquetas e prazos de guarda para mitigar erros.